نکات مهم برگزاری یک ویدئو کنفرانس موفق و با کیفیت

در ویدئو کنفرانس های بسیاری برای ارزیابی کیفیت، شرکت کرده ام و براحتی می­توانم بگویم دو کلمه “عالی” و “جلسات ویدئو کنفرانس” در یک جمله قرار نمی­ گیرند، مگر آنکه جمله به این صورت باشد “این هفته ویدئو کنفرانس خواهیم داشت. اوه عالیه (و هنگامی که داری میگی عالیه، چنگال را در پای خودت فرو میکنی ) .

در شرایط فعلی که ماندن در خانه ایمن تر از هر کار دیگری است پیشنهادات زیادی در خصوص دورکاری ارائه می گردد. یکی از آنها برگزاری ویدئو کنفرانس است. از انجایی که ویدئو کنفرانس ها معمولا کیفیت پایین دارند و برگزار کنندگان آن با مشکلات بسیار زیادی مواجهند تصمیم گرفتم تجربیاتم رو در قالب مطالب امروز در اختیار شما بگذارم.

چرا جلسات ویدئو کنفرانس بخوبی برگزار نمی شود؟

مطمئناً می توانید، جلسات پربار یا جلسات مهم و حتی جلسات سرگرم کننده ­ای برگزار کنید، اما اگر بخواهید آنرا به بهترین وجه ­ممکن انجام دهید، بهترین جلسه یک جلسه سریع است. اگر قطع و وصل شدن های اینترنت، مشکلات فنی لپ تاپ و … را به این ماجرا اضافه کنید، چشم ­انداز آن در بهترین حالت  می ­تواند ناامید کننده ­باشد.  به خاطر داشته باشید، علاوه بر  ایجاد ارتباط فعال با مشتری که شانس موفقیت شما را افزایش می ­دهد، می توانید با مراکز تأثیرگذار که ممکن است در آینده با آنها شریک شوید، گپ تصویری نیز داشته باشید.

باوجود تمام مشکلات جلسات ویدئو کنفرانس، ویروس کویید 19 باعث شده است که ویدئو کنفرانس، تنها روش حال حاضر برای ایجاد فضای آموزشی و ارتباطات جمعی باشد، بنابراین ممکن است شما نیز به مشکلات آن عادت کنید.  برای به حداکثر رساندن اثربخشی میزبانی ویدئو کنفرانس خود به شما رعایت نکات زیر را توصیه می­کنم:

صدای خود را چک کنید، آیا مخاطبان صدای شما را دارند؟

بسته به تنظیمات حریم خصوصی و امنیتی رایانه شما، میکروفون لپ­تاپ، هنگام پیوستن به کنفرانس احتمالاً قطع شده است. با پیوستن به جلسه، با دقت گوش فرا دهید. به من اعتماد کنید: هر چقدر هم که بلند صحبت کنید، همکارانتان تا زمانی که میکروفون شما قطع است، نمی توانند صدای شما را بشنوند.

دسکتاپ یا اسلایدها را نشان دهید، نه مدل مویتان را

تصویر وبکم خود را غیرفعال کنید، زیرا تصویر صورت و مدل موی شما کمکی به انتقال مطالب نمی­کند و حتی ممکن است برای مخاطبان ازاردهنده باشد. با توجه به  مشکلات اینترنت و سرعت آن ،تصاویر ویدئویی صورت شما نه تنها کمکی به مخاطبان نمی­ کند، حتی ممکن است موجب کاهش یافتن سرعت آنها و مشکل در برقراری ارتباط شود. پس به جای وبکم، سعی کنید از اسلاید ها، فضای دسکتاپ ،پاور پوینت یا سایر ابزار ها برای رساندن مطالب به مخاطبان استفاده کنید. هرچند اگر خواستید آنها تصویر شما را ببینند، عیبی ندارد، اما از این قضیه نهایت استفاده را ببرید و با استفاده از ارتباط کلامی خود مطالب را منتقل کنید.

مهم ترین چیز، زمان است

مدیریت زمان به خصوص در مورد تیم ­هایی که اعضای آن در مناطق مختلف قرار دارند و اختلاف زمانی بسیاری، بین آنها است بسیار مهم است، انتخاب یک زمان مناسب برای همه می تواند چالش برانگیز باشد. من به­ طور معمول از ساعت 8 صبح تا 5 بعدازظهر ویدیو کنفرانس ها را انجام می دهم. هم چنین برای کسانی که قادر به حضور در جلسه ویدیو کنفرانس نیستند، مطالب جلسه را بصورت فیلم ضبط شده، پی دی اف و صدای ضبط شده ارائه دهید.

جلسه را سازماندهی کنید

اکثر کنفرانس ­های ویدئویی به صورت لحظه ای اداره می ­شوند و تفکر از پیش تعیین شده ­ای برای آنها وجود ندارد. این موضوع نکته منفی محسوب می­ شود. از قبل یک طرح­ کلی یا نکات مورد نظر برای گفتگو آماده کنید، در طول جلسه به آنها نگاه کنید و سعی کنید نزدیک به طرح کلی از پیش تعیین شده بمانید. در صورت امکان از تصاویر مربوط و جذاب استفاده کنید. این نکات موجب می ­شود تعامل در بین شرکت کنندگان به شکل باورنکردنی افزایش یابد.

خودشه؟! همینه!

و در انتها : جلسه را پویا و فعال نگه دارید، هرگز مطالبی را که می­ توانید در 15 دقیقه بیان کنید، در 25 دقیقه بیان نکنید، به ­طور کلی خلاصه صحبت کنید. در حالی که بنظر می آید شوخی ها برای جلسات آنلاین مناسب  باشند، اما  شرکت کنندگان ترجیح می­ دهند از این مطالب فاصله بگیرید و صرفا درگیر کسب ­و کار باشید.

وراجی یا گفت­ و گو های از این قبیل را برای پیامک­ ها و شبکه های اجتماعی بگذارید، جلسه آنلاین محل مناسبی برای این قبیل کارها نیست. به ویژه در این دوران که ویروس کرونا، مردم را بسیار عصبی کرده است و آنها به ­طور مداوم درحال تلاش برای کار و زندگی شخصی خود هستند. هرکاری که می ­توانید را برای به حداقل رساندن جلسات انلاین انجام دهید و بطور خلاصه و مفید مطالب را در این جلسات بیان کنید.

البته نکات دیگری نیز وجود دارد، اما موارد بالا می­ توانند شما را در مسیر یک کنفرانس ویدیویی موفق کمک کنند.